Más que una guía para organizar congresos virtuales tienes la voz de experiencia de más de 17 años haciendo eventos exitosos y prometen traer tu marca al 2021.
Para organizar congresos virtuales exitosos en un año lleno de cambios como lo ha sido el 2021 debemos impactar con todas las herramientas que nos sean permitidas. Todo ello sin olvidar mantener la seriedad del evento.
A diferencia de las sesiones presenciales, que tienen un aforo de capacidad máxima, los congresos virtuales son ilimitadas en número ampliando el rango de participantes a los que puede llegar.
Su estructura es similar a la de una organización presencial compuesta por comités científicos y empresarios, programas de presentación, canales y foros de discusión.
Empezaremos nuestra guía para congresos virtuales dividiéndola en 4 fases importantes para todo evento de congreso virtual con: objetivos previos, medios, comunicación y el post evento.
Idear un panorama previo es mejor a lanzarse sin un plan y más aún si los congresos virtuales se tratan de un evento importante para una marca o empresa.
Encuentra lo que necesita mejorar tu empresa y las principales carencias que está pasando, hacia donde va o donde desea llegar.
Lo más importante del evento es el público, por eso será lo primero en lo que nos interesaremos en concentrarnos.
El hecho de preparar el evento teniendo en cuenta al público objetivo y ser consciente del tipo de audiencia a la que deseamos llegar para estudiar si es un grupo suficientemente grande y preparado a nuestro producto o servicio a ofrecer.
Tener en claro tu producto o servicio como marca y cómo te ayudará a aplicar tácticas de necesidad en el discurso del congreso virtual para que los espectadores se interesen en el consumo o compra.
En este segundo paso (crucial para el resto del desarrollo del evento) se definirá que métodos se usarán y tiempo de preparación.
Encuentra las herramientas que necesitas:
Existen diversos software, aplicaciones y plataformas que se han ido adecuando a lo que demanda la modernidad. A pesar de ser varios puedes encontrar a la que mejor se adapte a lo que necesites y se adecúe a tus objetivos plasmados.
Los tipos de programa que han sido diseñados para ser camaleónicos y transformarse en distintos tipos de eventos virtuales, empresas como Virtualand incluyen una plataforma interactiva, por lo que se adaptan a cualquier tipo de rubro o empresa.
La plataforma de Virtualand ofrece un amigable diseño en 3D, entre sus características más resaltantes tiene la opción de crear un avatar personalizado.
Una vez creado puede usarlo como cuerpo virtual para sumergirse en el evento virtual diseñado desde cero. Interactuando virtualmente con más personas dando la sensación de estar en un evento presencial.
En esta tercera fase se dependerá de la estrategia y promoción que se usará para captar o atraer más participantes.
Encontrar a profesionales conocedores que puedan guiar el congreso virtual con carisma y puedan responder preguntas de los participantes.
La fecha elegida debe ser libre, sin festividades ni eventos más grandes que tu propio congreso virtual. Es crucial recordar que nuestro público objetivo debe estar disponible para la fecha elegida.
Es posible hacer alianzas con otros patrocinadores interesados en tu evento, aquellos que puedan compartir una parte de la inversión y cuenten como auspiciado oficial del evento.
Debes crear un plan de publicación junto a tu equipo de comunicación externa para diseñar un la estrategia con la que planeas llegar a más personas.
Asimismo se busca generar captar la atención mediante redes sociales a mi consumidor objetivo.
A pesar de ser la última fase de los eventos no debemos subestimar la importancia que tiene el sondeo y medición de interacción y participación del público.
Al terminar el evento se recolectan este tipo de cifras y pueden ser calculadas por plataformas como las que ofrece Virtualand. Están preparadas para ofrecer un servicio completo en porcentajes.
Una vez tengamos los datos de contacto de los registrados en el congreso virtual se podrá proceder con la medición post evento donde se puede enviar una encuesta por e-mailing sobre preferencias, disgustos o necesidades.
El decidirte por Virtualand le traerá a tu marca el éxito que esperas, aquel que los medios tradicionales no te podrá brindar. Tu marca tiene la oportunidad de resaltar con experiencias significativas para sus usuarios.
Anímate a organizar una conferencia virtual que potenciará tu marca en una plataforma con expertos que te enseñarán cómo medir el éxito de tu evento virtual.
En Virtualand podemos crear un evento memorable y de calidad, gracias a nuestros años de experiencia conocemos el camino seguro para un evento exitoso. Contáctanos si estás preparado para tener los resultados que deseas.
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